Abans de canviar de programa, revisa què factura l'entitat
Una associació que cobra quotes, una fundació que presta serveis i una empresa d'inserció que ven productes no parteixen necessàriament de la mateixa situació. Les novetats de facturació obliguen a revisar el circuit econòmic, però no permeten concloure que totes les entitats hagin de fer el mateix canvi.
El resum de Xarxanet del webinar celebrat el 20 d'octubre posa el focus en una confusió habitual: els requisits dels sistemes informàtics de facturació i la factura electrònica entre empreses són qüestions diferents. Per prendre decisions, cal combinar aquesta orientació amb la normativa oficial i l'anàlisi fiscal de l'entitat.
Aquesta guia proposa què revisar abans de contractar una eina o donar per fet que la que ja utilitzeu resol totes les obligacions.
1. Separa dues preguntes diferents
Com es generen i es conserven els registres de facturació? El Reial decret 1007/2023 regula els requisits dels sistemes informàtics de facturació: integritat, conservació, accessibilitat, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat dels registres. VERI*FACTU és la modalitat que remet els registres a l'AEAT; el marc també preveu sistemes adaptats sense aquesta remissió continuada, amb els requisits corresponents.
Com s'intercanvien les factures entre empresaris i professionals? És un altre àmbit, impulsat per l'article 12 de la Llei 18/2022, Crea i Creix. No s'ha de confondre amb enviar registres fiscals a l'AEAT. Tampoc n'hi ha prou amb dir que s'envia un PDF per acreditar que es compleix un sistema d'intercanvi de factures estructurades.
Un programa pot resoldre una part del circuit sense cobrir l'altra. Demana que el proveïdor especifiqui què inclou, en quina versió i sota quina normativa.
2. Fes un inventari d'operacions, no només de documents
Revisa què cobra l'entitat i per quin concepte: quotes, donatius, serveis, vendes o altres ingressos. Identifica qui és el destinatari, quin document s'emet i com es registra l'operació.
Anomenar un document «rebut» no determina, per si sol, el tractament fiscal de l'operació ni elimina una possible obligació de facturar. A la inversa, no tots els ingressos s'han de tractar com si fossin vendes. Les quotes poden tenir característiques diferents segons si hi ha una contraprestació.
Porta aquest inventari a l'assessoria perquè pugui valorar cada cas. Una llista concreta d'operacions és més útil que preguntar només si «les associacions estan exemptes».
3. No confonguis absència d'ànim de lucre amb exclusió general
L'article 3 del reglament de sistemes de facturació distingeix les entitats exemptes de l'article 9.1 de la Llei de l'impost sobre societats de les parcialment exemptes dels apartats 2, 3 i 4.
Per a aquestes últimes, estableix l'obligació exclusivament per les operacions que generin rendes subjectes i no exemptes de l'impost, quan es donin les condicions d'aplicació del reglament. Això exigeix identificar el règim fiscal i les operacions, no limitar-se a la forma jurídica. També cal revisar altres exclusions, com la vinculada a la llevança dels llibres de l'IVA mitjançant el SII.
L'exempció d'IVA d'una activitat no és la mateixa qüestió que l'exempció de renda en l'impost sobre societats. No utilitzis una com a resposta automàtica a l'altra.
4. Identifica tots els punts on s'emeten factures
Pot haver-hi un programa principal, una aplicació d'una activitat concreta i fulls de càlcul que alimenten altres sistemes. Revisa també qui numera, rectifica, exporta i conserva la informació.
No pressuposis que una eina queda fora només perquè és un full de càlcul: cal valorar què fa realment en el procés. El reglament defineix l'àmbit dels sistemes informàtics, i la seva aplicació no depèn únicament del nom comercial del producte.
Aquest mapa evita adaptar el sistema central i deixar un circuit secundari sense revisar.
5. Demana evidències concretes al proveïdor
L'article 13 del reglament atribueix al productor del sistema la certificació mitjançant una declaració responsable, que ha de constar per a cada versió. No és el mateix que una afirmació comercial sobre estar «preparat per al futur».
Demana, com a mínim:
- identificació de la versió i declaració responsable corresponent;
- modalitat de funcionament i requisits que cobreix;
- tractament de rectificacions, anul·lacions i possibles errors;
- conservació, consulta i exportació de registres;
- responsabilitats de l'entitat i del proveïdor;
- calendari d'implantació, formació i suport.
Aclareix igualment què inclou respecte de la factura electrònica i què necessita un desenvolupament o servei diferent. La declaració responsable del SIF no acredita per si sola totes les altres obligacions.
6. Posa cada termini al calendari correcte
Comprovació normativa: 26 d'octubre de 2026. La disposició final quarta del Reial decret 1007/2023, en el text consolidat consultat, fixa l'adaptació dels sistemes abans de l'1 de gener de 2027 per als obligats de l'article 3.1.a), contribuents de l'impost sobre societats afectats, i abans de l'1 de juliol de 2027 per a la resta d'obligats de l'article 3.1.
Aquestes dates no són un termini universal per a tota entitat ni el calendari de factura electrònica entre empreses. Per a aquesta segona obligació, cal consultar separadament el desenvolupament reglamentari aplicable, el volum d'operacions i les condicions d'efectes previstes per la Llei Crea i Creix. No traslladis una data d'un règim a l'altre.
Abans d'executar l'adaptació, torna a comprovar les fonts oficials i deixa constància del calendari que correspon al vostre cas.
Una revisió que acabi en decisions
La reunió entre administració, direcció, assessoria i proveïdor hauria d'acabar amb quatre resultats: operacions afectades identificades, sistemes revisats, evidències del proveïdor localitzades i una persona responsable del pla d'adaptació.
Preveu proves de numeració, rectificació i exportació, així com l'accés a l'històric quan canvieu d'eina. L'objectiu no és només emetre la pròxima factura, sinó mantenir la coherència del circuit.
MIDUE incorpora gestió de tercers, pressupostos, comandes, facturació i documentació. Aquesta base ajuda a connectar la gestió econòmica de l'entitat. Per a qualsevol requisit fiscal concret, cal confirmar l'abast de la versió i la configuració utilitzades; aquest article no acredita una adaptació tècnica de MIDUE a cada règim.
La millor primera decisió no és comprar de pressa. És saber què us afecta, quina evidència ho sosté i qui s'encarregarà de resoldre cada punt.