Antes de cambiar de programa, revisa qué factura la entidad
Una asociación que cobra cuotas, una fundación que presta servicios y una empresa de inserción que vende productos no parten necesariamente de la misma situación. Las novedades de facturación obligan a revisar el circuito económico, pero no permiten concluir que todas las entidades deban hacer el mismo cambio.
El resumen de Xarxanet del webinar celebrado el 20 de octubre se centra en una confusión habitual: los requisitos de los sistemas informáticos de facturación y la factura electrónica entre empresas son cuestiones diferentes. Para tomar decisiones, hay que combinar esa orientación con la normativa oficial y el análisis fiscal de la entidad.
Esta guía propone qué revisar antes de contratar una herramienta o dar por hecho que la que ya utilizáis resuelve todas las obligaciones.
1. Separa dos preguntas diferentes
¿Cómo se generan y se conservan los registros de facturación? El Real Decreto 1007/2023 regula los requisitos de los sistemas informáticos de facturación: integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. VERI*FACTU es la modalidad que remite los registros a la AEAT; el marco también contempla sistemas adaptados sin esa remisión continuada, con los requisitos correspondientes.
¿Cómo se intercambian las facturas entre empresarios y profesionales? Es otro ámbito, impulsado por el artículo 12 de la Ley 18/2022, Crea y Crece. No debe confundirse con enviar registros fiscales a la AEAT. Tampoco basta con decir que se envía un PDF para acreditar que se cumple un sistema de intercambio de facturas estructuradas.
Un programa puede resolver una parte del circuito sin cubrir la otra. Pide que el proveedor especifique qué incluye, en qué versión y bajo qué normativa.
2. Haz un inventario de operaciones, no solo de documentos
Revisa qué cobra la entidad y por qué concepto: cuotas, donativos, servicios, ventas u otros ingresos. Identifica quién es el destinatario, qué documento se emite y cómo se registra la operación.
Llamar a un documento «recibo» no determina, por sí solo, el tratamiento fiscal de la operación ni elimina una posible obligación de facturar. A la inversa, no todos los ingresos deben tratarse como si fueran ventas. Las cuotas pueden tener características diferentes según exista o no una contraprestación.
Lleva ese inventario a la asesoría para que pueda valorar cada caso. Una lista concreta de operaciones es más útil que preguntar solo si «las asociaciones están exentas».
3. No confundas ausencia de ánimo de lucro con exclusión general
El artículo 3 del reglamento de sistemas de facturación distingue las entidades exentas del artículo 9.1 de la Ley del impuesto sobre sociedades de las parcialmente exentas de los apartados 2, 3 y 4.
Para estas últimas, establece la obligación exclusivamente por las operaciones que generen rentas sujetas y no exentas del impuesto, cuando se den las condiciones de aplicación del reglamento. Eso exige identificar el régimen fiscal y las operaciones, no limitarse a la forma jurídica. También hay que revisar otras exclusiones, como la vinculada a la llevanza de los libros del IVA mediante el SII.
La exención de IVA de una actividad no es la misma cuestión que la exención de renta en el impuesto sobre sociedades. No utilices una como respuesta automática a la otra.
4. Identifica todos los puntos donde se emiten facturas
Puede haber un programa principal, una aplicación de una actividad concreta y hojas de cálculo que alimentan otros sistemas. Revisa también quién numera, rectifica, exporta y conserva la información.
No presupongas que una herramienta queda fuera solo porque es una hoja de cálculo: hay que valorar qué hace realmente en el proceso. El reglamento define el ámbito de los sistemas informáticos, y su aplicación no depende únicamente del nombre comercial del producto.
Este mapa evita adaptar el sistema central y dejar un circuito secundario sin revisar.
5. Pide evidencias concretas al proveedor
El artículo 13 del reglamento atribuye al productor del sistema la certificación mediante una declaración responsable, que debe constar para cada versión. No es lo mismo que una afirmación comercial sobre estar «preparado para el futuro».
Pide, como mínimo:
- identificación de la versión y declaración responsable correspondiente;
- modalidad de funcionamiento y requisitos que cubre;
- tratamiento de rectificaciones, anulaciones y posibles errores;
- conservación, consulta y exportación de registros;
- responsabilidades de la entidad y del proveedor;
- calendario de implantación, formación y soporte.
Aclara igualmente qué incluye respecto de la factura electrónica y qué necesita un desarrollo o servicio diferente. La declaración responsable del SIF no acredita por sí sola todas las demás obligaciones.
6. Pon cada plazo en el calendario correcto
Comprobación normativa: 26 de octubre de 2026. La disposición final cuarta del Real Decreto 1007/2023, en el texto consolidado consultado, fija la adaptación de los sistemas antes del 1 de enero de 2027 para los obligados del artículo 3.1.a), contribuyentes del impuesto sobre sociedades afectados, y antes del 1 de julio de 2027 para el resto de obligados del artículo 3.1.
Estas fechas no son un plazo universal para toda entidad ni el calendario de factura electrónica entre empresas. Para esta segunda obligación, hay que consultar por separado el desarrollo reglamentario aplicable, el volumen de operaciones y las condiciones de efectos previstas por la Ley Crea y Crece. No traslades una fecha de un régimen al otro.
Antes de ejecutar la adaptación, vuelve a comprobar las fuentes oficiales y deja constancia del calendario que corresponde a vuestro caso.
Una revisión que termine en decisiones
La reunión entre administración, dirección, asesoría y proveedor debería terminar con cuatro resultados: operaciones afectadas identificadas, sistemas revisados, evidencias del proveedor localizadas y una persona responsable del plan de adaptación.
Prevé pruebas de numeración, rectificación y exportación, así como el acceso al histórico cuando cambiéis de herramienta. El objetivo no es solo emitir la próxima factura, sino mantener la coherencia del circuito.
MIDUE incorpora gestión de terceros, presupuestos, pedidos, facturación y documentación. Esa base ayuda a conectar la gestión económica de la entidad. Para cualquier requisito fiscal concreto, hay que confirmar el alcance de la versión y la configuración utilizadas; este artículo no acredita una adaptación técnica de MIDUE a cada régimen.
La mejor primera decisión no es comprar deprisa. Es saber qué os afecta, qué evidencia lo sostiene y quién se encargará de resolver cada punto.